No pierda ni una sola llamada llamada de sus clientes…

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El teléfono es una herramienta imprescindible en la comunicación comercial. En TRAMITEL cuidamos al máximo nuestra actitud durante la comunicación telefónica con sus clientes.

La imagen de una empresa depende en gran medida de la calidad de la atención telefónica.

Le ofrecemos un servicio de Atención Telefónica Personalizada, profesional y nos adaptamos a sus necesidades. Tendrá un número de teléfono propio (DDI) siempre atendido según sus instrucciones y en horario continuado.

  • No tendrá más llamadas sin atender: Podrá  reunirse  con  sus clientes, irse de vacaciones o simplemente desconectar, sabiendo que su teléfono está siendo perfectamente atendido.
  • Mejorará la imagen de su empresa, ya que tendrá a su disposición el apoyo de teleoperadores/as y personal administrativo que atenderá de una forma totalmente profesional sus llamadas.
  • Reducción de carga de trabajo: Evite  el  tener  que  atender  a llamadas publicitarias o llamadas comerciales sin ninguna importancia para su negocio.
  • Ahorro en la contratación de personal: No tendrá que contratar a una persona exclusivamente para que atienda su teléfono (con  el  consiguiente ahorro de sueldo, seguridad social, bajas, vacaciones etc.).

En TRAMITEL estamos especializados en gestión telefónica.

TRAMITEL forma a sus operadores para que puedan ocuparse de situaciones complejas: llamadas en cascada, urgencias o solicitudes de asistencia técnica.

Atendemos todos los días del mes, a todas horas, de día, de noche y en festivos, para que ninguna llamada a sus teléfonos, fijos o móviles, quede sin ser atendida adecuadamente.

Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.

El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.

¿CUÁNDO UTILIZAR NUESTRO SERVICIO?

Los operadores de TRAMITEL se forman para adaptarse a su profesión, familiarizándose con sus productos y/o servicios. Son capaces de responder a cualquier pregunta y gestionar cualquier eventualidad. Todas las demandas son únicas y específicas, nuestro servicio, también.

Existen diversas soluciones tecnológicas para realizar el desvío de sus llamadas entrantes hacia nuestro Call Center… Seguro que alguna se adaptará a sus necesidades.

Por ejemplo:

  • Cuando su número está OCUPADO.
  • Cuando su número NO CONTESTA.
  • Por DESBORDAMIENTO, suma de los dos casos anteriores.
  • Por HORARIO. Usted programa el desvío dentro de ciertas franjas horarias.
  • Por DÍAS. Usted programa el desvío para ciertos días.
  • PUNTUALMENTE, desde que se da la orden hasta que se revoca la misma.

LE OFRECEMOS:

  • Recepción de Llamadas
  • Atención Telefónica Personalizada
  • Atención robotizada inteligente, fuera de horario.
  • Filtrado de llamadas con interconsulta de la operadora
  • Desvío de llamadas a cualquier punto
  • Extensión de desvío propia en su teléfono móvil (sin coste adicional)
  • Gestión de recados, anotación y seguimiento de pedidos
  • Estudio y establecimiento de guiones para al tratamiento de sus llamadas
  • Envío de mensajes (mail, sms, fax)
  • Gestión, seguimiento y mantenimiento de su agenda
  • Concertación de visitas
  • Telemarketing de Recepción y Emisión

TARIFAS ASEQUIBLES Y ESCALABLES EN FUNCIÓN DE SUS NECESIDADES

 

¿Quiere hacer una prueba?

TRAMITEL, le ofrece la posibilidad de probar de manera gratuita, los servicios de nuestra plataforma virtual. Y comprobará, las ventajas de tener a un profesional externo, atendiendo sus llamadas, correos electrónicos y gestionando sus citas o reuniones.

 

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Línea exclusiva y especializada para la Atención al Cliente

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La atención al cliente, y por lo general cualquier área de un negocio, se basa en algo tan básico como lo siguiente: mis clientes necesitan algo, lo solicitan y lo tienen. Así de fácil. Pero hay ocasiones en las que desde dentro lo vemos todo muy fácil y no nos damos cuenta de ciertos obstáculos que nosotros ni imaginamos y están ahí.

Bill Gates reconoció en una entrevista uno de los errores de experiencia del usuario que más quebraderos de cabeza le dio en las primeras versiones domésticas de Windows: había que pulsar Control, Alt y Suprimir a la vez para acceder como usuario. Puede que no fuera un gran obstáculo pero, durante años, se convirtió en un delicia para fomentar las críticas de los detractores de este sistema operativo y por una sencilla razón: a los usuarios que principalmente iba dirigido el producto les costaba muchísimo teclear esa combinación de teclas.

¿Acaso Gates o su equipo no sabían lo que hacían? Por supuesto que sí, son grandes profesionales y conocen su producto pero muchas veces esa es la razón por la que los empresarios no ven determinados problemas y los usuarios, sin embargo, los detectan con el primer uso.

Con la Atención Telefónica pasa lo mismo. En TRAMITEL solemos preguntar siempre a nuestros futuros clientes ¿cuáles serían los pasos a seguir para informarnos de un determinado producto o servicio de los que comercializa?. A menudo evidenciamos la complejidad que supone facilitarnos esta información pero el empresario no lo percibe así. Por ello, siempre efectuamos un estudio previo de las necesidades del cliente para ofrecerle la mejor opción para su departamento externo de Atención al cliente.

De nada sirve tener el mejor producto o servicio sin una buena comunicación con el cliente. Unos segundos más a la espera o una llamada mal transferida puede tirar por los suelos el trabajo que costó que el cliente levantara el teléfono y se comunicara con nuestra empresa y eso es algo que no nos podemos permitir.

En TRAMITEL estamos especializados en gestión telefónica.

TRAMITEL forma a sus operadores para que puedan ocuparse de situaciones complejas: llamadas en cascada, urgencias o solicitudes de asistencia técnica.

Atendemos todos los días del mes, a todas horas, de día, de noche y en festivos, para que ninguna llamada a sus teléfonos, fijos o móviles, quede sin ser atendida adecuadamente.

Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.

El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.

Le ofrecemos:

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
  • Filtrado de llamadas y visitas
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
  • Concertación de visitas
  • Redacción de correspondencia:
    1. Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
    2. Cartas de presentación
    3. Confección de documentación administrativa y comercial
  • Organización del calendario laboral
  • Control y seguimiento de clientes y proveedores
  • Gestión y control de facturas impagadas
  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)

 

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Atención Telefónica ¿una mala experiencia?

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Para la gran mayoría de las personas una mala experiencia perdura en la memoria mucho más que una buena y, de hecho, hacen falta muchas experiencias positivas para olvidar una negativa.

Dentro de nuestro sector ocurre algo similar con el servicio de atención de llamadas. ¿Cuántas veces hemos estado hablando con teleoperadores de compañías telefónicas para resolver un problema y hemos acabado desesperados? Situaciones parecidas hacen que empresas y consumidores tengan una imagen equivocada de lo que este servicio puede aportar.

Esa es la razón por la que siempre tratamos de explicar lo que es y lo que no es el servicio que ofrecemos.

A grandes rasgos, podemos definirlo de la siguiente manera:

Qué NO es un servicio de atención de llamadas:

  • Teleoperadores/as que atienden las llamadas de un número ilimitado de empresas indistintamente, en un entorno poco corporativo y bastante ruidoso.
  • Personal totalmente ajeno a la empresa que genera rechazo en los clientes.
  • Un servicio ligado completamente a un guión y, cuando la consulta no cuadra en ese guión, se desestima o se deja sin resolver.
  • Una barrera para evitar darle información a los usuarios pero que intenta «colarles» la impresión de que han sido atendidos.
  • Un departamento «tan» externo que se desentiende de otras consultas que no estén en su campo de actuación.

Qué SÍ es un servicio de atención de llamadas:

  • Un equipo profesional formado exclusivamente para una empresa.
  • Operadores/as que, a pesar de ser externos/as, el llamante no puede diferenciarlas de un miembro de la empresa.
  • Un departamento para resolver las dudas que, aunque sean demasiado específicas, se trasladan la persona que sí puede y se realiza un seguimiento a posteriori hasta su resolución.
  • Un servicio donde redireccionar no sólo líneas telefónicas sino emails de contacto,fax y correspondencia para atender a todas las consultas.
  • Un primer contacto de calidad con la empresa con el objetivo de ayudar a los clientes y mejorar la imagen de la compañía.

Y en general todo lo que le pediría a un servicio externo a la hora de confiar en la recepción de las llamadas de una forma profesional y eficaz.

En TRAMITEL trabajamos cada día para desmontar muchos años de malas experiencias al teléfono de sus usuarios.

Le ofrecemos:

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
  • Filtrado de llamadas y visitas
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
  • Concertación de visitas
  • Redacción de correspondencia:
    1. Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
    2. Cartas de presentación
    3. Confección de documentación administrativa y comercial
  • Organización del calendario laboral
  • Control y seguimiento de clientes y proveedores
  • Gestión y control de facturas impagadas
  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)

 

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Servicio de Atención Telefónica…¿Cómo funciona?

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En TRAMITEL, desarrollamos un servicio de atención telefónica de calidad.

¿Su trabajo le requiere pasar mucho tiempo fuera de la oficina, en reuniones, visitas… haciéndole perder muchas llamadas? No pierda más oportunidades ni contactos.

Con nuestro servicio, sus llamadas siempre estarán atendidas y siempre lo serán bajo sus instrucciones y criterios. Nuestro servicio, es tan sencillo y transparente como todos aquellos trabajos profesionales que se desarrollan bajo un esmerado protocolo de control de calidad.

1.- DESVÍO DE SUS LLAMADAS o ASIGNACIÓN DE NÚMERO

El trabajo con TRAMITEL es muy sencillo. En una primera fase desviaremos su número de teléfono a nuestra plataforma de atención telefónica para atender sus llamadas mientras usted está en una reunión, una visita, en sus horas de descanso…

Cuando sus contactos marquen su número, su secretaria lo atenderá respondiendo con el nombre de su empresa y saludará al interlocutor siguiendo el protocolo de atención que usted establezca.

Si no necesita desviar su teléfono podemos asignarle un número de teléfono que atenderemos por usted, en nombre de su empresa.

2.-  ATENCIÓN DE SUS LLAMADAS

A partir de que usted empiece a trabajar con nosotros y una vez tenga su número asignado, su secretaria podrá realizar las siguientes funciones al atender una llamada:

  • Transferirla a su número personal con interconsulta
  • Tomar nota del recado que desee dejar la persona que llama
  • Anotar su número para devolver la llamada más tarde
  • Ofrecer información comercial de su empresa
  • Recoger y anotar cualquier incidencia o cuestión relacionada con una postventa o atención al cliente
  • Seguir otro protocolo de atención específico que usted haya requerido
3.- REPORTARLE TODA LA INFORMACIÓN REGISTRADA

Cuando usted lo desee, puede contactar con su secretaria para ponerse al corriente de todo lo acontecido. Igualmente, será informado por el método que usted elija (mail, sms, whatsapp…) de todas las comunicaciones registradas durante la jornada.

Con TRAMITEL su oficina nunca estará desconectada y su negocio siempre estará atendido.

 

Confeccionamos un servicio a la medida de las necesidades de cada cliente.

¿Cuándo utilizar nuestro servicio?

Los operadores de TRAMITEL se forman para adaptarse a su profesión, familiarizándose con sus productos y/o servicios. Son capaces de responder a cualquier pregunta y gestionar cualquier eventualidad. Todas las demandas son únicas y específicas, nuestro servicio, también.

Existen diversas soluciones tecnológicas para realizar el desvío de sus llamadas entrantes hacia nuestra plataforma… Seguro que alguna de ellas, se adaptará a sus necesidades.

Por ejemplo:

  • Cuando su número está OCUPADO.
  • Cuando su número NO CONTESTA.
  • Por DESBORDAMIENTO, suma de los dos casos anteriores.
  • Por HORARIO. Usted programa el desvío dentro de ciertas franjas horarias.
  • Por DÍAS. Usted programa el desvío para ciertos días.
  • PUNTUALMENTE, desde que se da la orden hasta que se revoca la misma.

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  • Recepción de Llamadas
  • Atención Telefónica Personalizada
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  • Filtrado de llamadas con interconsulta de la operadora
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  • Gestión de recados, anotación y seguimiento de pedidos
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  • Telemarketing de Recepción y Emisión

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Atención Telefónica, excelencia y calidad

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¿Nos hemos parado a pensar, si atendemos bien las llamadas que recibimos en nuestro negocio? Por falta de tiempo, infraestructura y profesionales, el 90 % de las llamadas que se reciben son mal atendidas.

¿Las Razones?

  • Nuestro teléfono comunica constantemente.
  • Períodos vacacionales. ¿Dejan nuestras llamadas de ser atendidas ?.
  • Estamos concentrados en nuestro trabajo y el teléfono no para de sonar.
  • Los desvíos al móvil, porque nos encontramos fuera del negocio. Por lo general, suena y vamos conduciendo, está fuera de cobertura, nos encontramos en una reunión o atendiendo a un cliente.

Las llamadas no serán atendidas como es debido. Estaremos dando una doble mala imagen, por una parte a nuestro interlocutor y por otra al cliente con quien estemos reunidos. Por una parte no estamos a un 100 % de disponibilidad y por otra, estamos desviando la atención a otro tema diferente al que nos ocupa.

Todas éstas circunstancias que se dan con tanta frecuencia, repercuten de una manera muy negativa en la imagen de nuestro negocio.

Los primeros contactos con clientes, se suelen producir de manera telefónica. Si estos no son atendidos de manera correcta, lo más seguro es que los perdamos para siempre.

TRAMITEL, no es sólo una plataforma telefónica. Prestamos un servicio totalmente optimizado y con el grado de personalización que cada cliente necesita.

Las llamadas de nuestros clientes son atendidas por profesionales de la atención telefónica debidamente formados y cualificados para gestionar sus comunicaciones.

¿Cómo funciona el servicio de atención telefónica de TRAMITEL?

A cada cliente se le asigna un gestor telefónico que atenderá siempre las llamadas de ese cliente. Cada vez que quiera hacer uso del servicio de asistencia telefónica, desviará su teléfono a un número asignado por TRAMITEL y éste será atendido siempre y directamente por su asistente telefónico.

¿Cómo se gestionan las llamadas?

Con profesionalidad y eficacia. Cada cliente, antes de contratar el servicio, mantiene una entrevista previa con su gestor de servicio. Crearán juntos un protocolo de atención con las instrucciones necesarias para atender sus llamadas y le serán asignadas una serie de competencias para que determinadas llamadas puedan ser resueltas en el mismo momento.

Confeccionamos un servicio a la medida de las necesidades de cada cliente.

¿Cuándo utilizar nuestro servicio?

Los operadores de TRAMITEL se forman para adaptarse a su profesión, familiarizándose con sus productos y/o servicios. Son capaces de responder a cualquier pregunta y gestionar cualquier eventualidad. Todas las demandas son únicas y específicas, nuestro servicio, también.

Existen diversas soluciones tecnológicas para realizar el desvío de sus llamadas entrantes hacia nuestra plataforma… Seguro que alguna de ellas, se adaptará a sus necesidades.

Por ejemplo:

  • Cuando su número está OCUPADO.
  • Cuando su número NO CONTESTA.
  • Por DESBORDAMIENTO, suma de los dos casos anteriores.
  • Por HORARIO. Usted programa el desvío dentro de ciertas franjas horarias.
  • Por DÍAS. Usted programa el desvío para ciertos días.
  • PUNTUALMENTE, desde que se da la orden hasta que se revoca la misma.

Le ofrecemos:

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  • Atención Telefónica Personalizada
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  • Gestión de recados, anotación y seguimiento de pedidos
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Secretariado e infraestructura administrativa con un coste mínimo

Secretariado e infraestructura administrativa con un coste mínimo

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Cuando los clientes nos preguntan qué coste tiene un servicio de atención al cliente quedan sorprendidos gratamente por el nivel de precisión con el que se puede calcular dicha inversión. Generalmente sólo es necesario conocer el número de llamadas atendidas, el coste del puesto de trabajo y el tiempo que se dedica a esta tarea.

Para comparar este coste con el que tienen actualmente, aparte de los costes de personal e infraestructura, también hemos de tener muy en cuenta las respuestas a algunas de estas preguntas:

¿Qué coste tiene una llamada mal atendida? y ¿una llamada sin atender? y ¿un mensaje no transmitido a su destinatario?

Las respuestas no serán matemáticas, como la del coste de la inversión, pero sin duda son  esclarecedoras.

Cuando IBM buscaba una empresa que desarrollara el sistema operativo para sus ordenadores personales, no contactó con la mejor, ni con la de mayor desarrollo tecnológico, ni con la que le ofreció el mejor precio. Le concedió el trabajo a la que le cogió el teléfono. Cuenta la leyenda que tras innumerables intentos de comunicarse con distintas empresas, en la última el CEO de Digital Research no se puso al teléfono porque se encontraba viajando en un avión, IBM decidió contratar la producción de su sistema operativo a una, por entonces, pequeña empresa llamada Microsoft.

Tradicionalmente el servicio de atención al cliente ha sido visto como un gasto ineludible para los negocios, una maquinaria obligatoria que intentaba dar los menores problemas posibles pero, desde luego, no era concebido como una fuente de ventaja competitiva, hasta hoy. La evolución de la industria, la tecnología y el comportamiento del consumidor está cambiando la relación que la empresa mantiene con el cliente. La confluencia de las tecnologías como las comunicaciones unificadas y la naturaleza crítica de los consumidores actuales están poniendo de relieve el papel fundamental del servicio de atención al cliente en el cumplimiento del objetivo final de la empresa: aumentar ingresos.

Antes un un cliente insatisfecho tenía un impacto reducido en la reputación de nuestra empresa, ahora con las redes sociales y demás sistemas de comunicación on-line, un sólo cliente insatisfecho puede provocar que nuestra imagen se deteriore enormemente. Debemos utilizar perfectamente cada uno de los canales ya que estos sistemas de comunicación sirven, por un lado a la empresa como altavoz para hacer llegar su producto o servicio a una parte de su target y por el otro, para que el cliente exprese su opinión sobre cualquier aspecto de la empresa. En ambos casos proporcionan un canal bidireccional de comunicación que permite una mayor proximidad entre empresa y cliente pero en absoluto sustituyen a un servicio profesional de atención al cliente.

Indudablemente la inversión en este servicio sigue siendo un punto clave a la hora de soportar esta infraestructura por lo que, siempre atendiendo a las necesidades de cada empresa y cada sector, es necesario tener en cuenta varios aspectos para no naufragar en el mar de los gastos fijos:

  • Es muy habitual que tanto los ingresos como la carga de trabajo sea irregular a lo largo del año, por lo tanto, la maquinaria de atención al cliente no tiene porque ser rígida.
  • Conocer el tipo y la cantidad de tráfico telefónico de nuestra empresa es vital para poder optimizar al máximo los recursos que dedicamos a éste.
  • Las funciones por sí solas no son nada sin alguien cualificado que las lleve a cabo. Derivar tareas a personal no cualificado es la forma más fácil de tener un gasto que irá haciendo mella gota a gota.

Por todo ello, le presentamos nuestro servicio de Atención Telefónica:

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Existen diversas soluciones tecnológicas para realizar el desvío de sus llamadas entrantes hacia nuestro Call Center… Seguro que alguna se adaptará a sus necesidades.

Por ejemplo:

  • Cuando su número está OCUPADO.
  • Cuando su número NO CONTESTA.
  • Por DESBORDAMIENTO, suma de los dos casos anteriores.
  • Por HORARIO. Usted programa el desvío dentro de ciertas franjas horarias.
  • Por DÍAS. Usted programa el desvío para ciertos días.
  • PUNTUALMENTE, desde que se da la orden hasta que se revoca la misma.

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  • Gestión de recados, anotación y seguimiento de pedidos
  • Estudio y establecimiento de guiones para al tratamiento de sus llamadas
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  • Gestión, seguimiento y mantenimiento de su agenda
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