¿Qué es y para qué sirve una Oficina Virtual?

¿Qué es y para qué sirve una Oficina Virtual?

¿Qué es y para qué sirve una Oficina Virtual?

¿Qué es y para qué sirve una Oficina Virtual?

Con el actual avance de las comunicaciones ya no es necesario disponer de un espacio físico de trabajo permanentemente y la Oficina Virtual se convierte en la elección ideal para negocios de reciente creación.

Es un servicio muy útil para los nuevos emprendedores o personas que trabajan desde casa y que no disponen de suficientes recursos para el alquiler de una oficina convencional.

  • ¿Qué necesidades tienes para poner en marcha tu negocio?
  • ¿Qué necesitas en tu día a día para desarrollar tu actividad y optimizar tu tiempo?
  • ¿Una domiciliación social, fiscal y comercial para tu empresa?
  • ¿Un lugar donde puedas recibir cómodamente tu correspondencia profesional y paquetería?
  • ¿Una persona que atienda tus visitas, tus llamadas y gestione tus mensajes?

Tus necesidades pueden ser diferentes y el perfil que tengas, no tiene que ser necesariamente el mismo de otros autónomos o emprendedores. Dependiendo de tu situación puedes hacer uso de las oficinas virtuales de una forma u otra. En general un tipo de oficina de este tipo es para ti si:

Trabajas desde casa y necesitas una ubicación para tu empresa o negocio

Si trabajas desde casa y no quieres que la dirección de tu hogar sea la misma que tu empresa, puedes hacer uso de una dirección virtual. De esta forma separarás tu vivienda habitual de la ubicación de tu actividad. Si abres un perfil de Google my Business, podrás marcar como centro de operaciones la dirección de la oficina virtual.

Pasas mucho tiempo viajando y necesitas un lugar donde recibir el correo y los mensajes

Si necesitas un lugar donde centralizar tus operaciones o recibir mensajes y paquetería: Tal vez por tu tipo de profesión pases mucho tiempo viajando. No obstante, necesitas un lugar físico o virtual donde recibir llamadas, mensajes, paquetes y cartas. Entonces este tipo de oficina también es para ti.

Necesitas una secretaría virtual que reciba tus llamadas y gestione tu actividad comercial

Si necesitas desconectar y no descuidar tu actividad o negocio: Tal vez te vas de vacaciones y quieres desconectar 100% o necesitas trabajar sin estar pendiente del teléfono. Para eso necesitas una secretaria virtual que atienda tus llamadas, gestione tu agenda, organice tus eventos… Así podrás dedicarte a trabajar sabiendo que tu negocio está atendido.

¿Quieres optimizar tu tiempo? Entonces no te lo pienses…

Tarifas asequibles y escalables en función de sus necesidades

Te ofrecemos:

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
  • Filtrado de llamadas y visitas
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
  • Concertación de visitas
  • Redacción de correspondencia:
    1. Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
    2. Cartas de presentación
    3. Confección de documentación administrativa y comercial
  • Organización del calendario laboral
  • Control y seguimiento de clientes y proveedores
  • Gestión y control de facturas impagadas
  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)

¿Quieres hacer una prueba?

TRAMITEL, te ofrece la posibilidad de probar de manera gratuita, los servicios de nuestra plataforma virtual. Y comprobarás, las ventajas de tener a un profesional externo, atendiendo tus llamadas, correos electrónicos y gestionando tus citas o reuniones.

 

SERVICIO ACTIVO EN 24 HORAS SOLICITA INFORMACIÓN  

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No pierda ni una sola llamada llamada de sus clientes…

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No pierda ni una sola llamada llamada de sus clientes…

El teléfono es una herramienta imprescindible en la comunicación comercial. En TRAMITEL cuidamos al máximo nuestra actitud durante la comunicación telefónica con sus clientes.

La imagen de una empresa depende en gran medida de la calidad de la atención telefónica.

Le ofrecemos un servicio de Atención Telefónica Personalizada, profesional y nos adaptamos a sus necesidades. Tendrá un número de teléfono propio (DDI) siempre atendido según sus instrucciones y en horario continuado.

  • No tendrá más llamadas sin atender: Podrá  reunirse  con  sus clientes, irse de vacaciones o simplemente desconectar, sabiendo que su teléfono está siendo perfectamente atendido.
  • Mejorará la imagen de su empresa, ya que tendrá a su disposición el apoyo de teleoperadores/as y personal administrativo que atenderá de una forma totalmente profesional sus llamadas.
  • Reducción de carga de trabajo: Evite  el  tener  que  atender  a llamadas publicitarias o llamadas comerciales sin ninguna importancia para su negocio.
  • Ahorro en la contratación de personal: No tendrá que contratar a una persona exclusivamente para que atienda su teléfono (con  el  consiguiente ahorro de sueldo, seguridad social, bajas, vacaciones etc.).

En TRAMITEL estamos especializados en gestión telefónica.

TRAMITEL forma a sus operadores para que puedan ocuparse de situaciones complejas: llamadas en cascada, urgencias o solicitudes de asistencia técnica.

Atendemos todos los días del mes, a todas horas, de día, de noche y en festivos, para que ninguna llamada a sus teléfonos, fijos o móviles, quede sin ser atendida adecuadamente.

Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.

El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.

¿CUÁNDO UTILIZAR NUESTRO SERVICIO?

Los operadores de TRAMITEL se forman para adaptarse a su profesión, familiarizándose con sus productos y/o servicios. Son capaces de responder a cualquier pregunta y gestionar cualquier eventualidad. Todas las demandas son únicas y específicas, nuestro servicio, también.

Existen diversas soluciones tecnológicas para realizar el desvío de sus llamadas entrantes hacia nuestro Call Center… Seguro que alguna se adaptará a sus necesidades.

Por ejemplo:

  • Cuando su número está OCUPADO.
  • Cuando su número NO CONTESTA.
  • Por DESBORDAMIENTO, suma de los dos casos anteriores.
  • Por HORARIO. Usted programa el desvío dentro de ciertas franjas horarias.
  • Por DÍAS. Usted programa el desvío para ciertos días.
  • PUNTUALMENTE, desde que se da la orden hasta que se revoca la misma.

LE OFRECEMOS:

  • Recepción de Llamadas
  • Atención Telefónica Personalizada
  • Atención robotizada inteligente, fuera de horario.
  • Filtrado de llamadas con interconsulta de la operadora
  • Desvío de llamadas a cualquier punto
  • Extensión de desvío propia en su teléfono móvil (sin coste adicional)
  • Gestión de recados, anotación y seguimiento de pedidos
  • Estudio y establecimiento de guiones para al tratamiento de sus llamadas
  • Envío de mensajes (mail, sms, fax)
  • Gestión, seguimiento y mantenimiento de su agenda
  • Concertación de visitas
  • Telemarketing de Recepción y Emisión

TARIFAS ASEQUIBLES Y ESCALABLES EN FUNCIÓN DE SUS NECESIDADES

 

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Oficina Virtual, el servicio preferido por los usuarios

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Desde una ubicación externa a la de su empresa, nuestra Oficina Virtual, le ofrece la posibilidad de contar con profesionales específicamente formados para realizar todas las funciones necesarias en el desarrollo de un buen trabajo administrativo. Personal de gestión dedicado, que realizará las tareas administrativas fundamentales para el buen funcionamiento de cualquier actividad profesional.

Nuestro servicio le ofrece una extensa cobertura durante un amplio horario comercial, optimizando los resultados de su actividad profesional.

Rentabiliza su inversión en publicidad: Todas las peticiones de información son atendidas y gestionadas de forma inmediata. Los operadores informan y asesoran a sus clientes de aquellos productos o servicios que comercialice.

Mejora su relación con clientes y proveedores: Todas las llamadas y citas son atendidas y gestionadas de inmediato. Los operadores telefónicos realizarán un filtrado exhaustivo de las mismas (anotación de mensajes, pedidos, reclamaciones…). Desviarán al teléfono que usted nos indique (fijo o móvil) aquellas llamadas que requieran su atención inmediata o que usted desee atender personalmente.

En TRAMITEL estamos especializados en gestión telefónica.

TRAMITEL forma a sus operadores para que puedan ocuparse de situaciones complejas: llamadas en cascada, urgencias o solicitudes de asistencia técnica.

Atendemos todos los días del mes, a todas horas, de día, de noche y en festivos, para que ninguna llamada a sus teléfonos, fijos o móviles, quede sin ser atendida adecuadamente.

Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.

El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.

Le ofrecemos:

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
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    3. Confección de documentación administrativa y comercial
  • Organización del calendario laboral
  • Control y seguimiento de clientes y proveedores
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  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
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  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)

 

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Línea exclusiva y especializada para la Atención al Cliente

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La atención al cliente, y por lo general cualquier área de un negocio, se basa en algo tan básico como lo siguiente: mis clientes necesitan algo, lo solicitan y lo tienen. Así de fácil. Pero hay ocasiones en las que desde dentro lo vemos todo muy fácil y no nos damos cuenta de ciertos obstáculos que nosotros ni imaginamos y están ahí.

Bill Gates reconoció en una entrevista uno de los errores de experiencia del usuario que más quebraderos de cabeza le dio en las primeras versiones domésticas de Windows: había que pulsar Control, Alt y Suprimir a la vez para acceder como usuario. Puede que no fuera un gran obstáculo pero, durante años, se convirtió en un delicia para fomentar las críticas de los detractores de este sistema operativo y por una sencilla razón: a los usuarios que principalmente iba dirigido el producto les costaba muchísimo teclear esa combinación de teclas.

¿Acaso Gates o su equipo no sabían lo que hacían? Por supuesto que sí, son grandes profesionales y conocen su producto pero muchas veces esa es la razón por la que los empresarios no ven determinados problemas y los usuarios, sin embargo, los detectan con el primer uso.

Con la Atención Telefónica pasa lo mismo. En TRAMITEL solemos preguntar siempre a nuestros futuros clientes ¿cuáles serían los pasos a seguir para informarnos de un determinado producto o servicio de los que comercializa?. A menudo evidenciamos la complejidad que supone facilitarnos esta información pero el empresario no lo percibe así. Por ello, siempre efectuamos un estudio previo de las necesidades del cliente para ofrecerle la mejor opción para su departamento externo de Atención al cliente.

De nada sirve tener el mejor producto o servicio sin una buena comunicación con el cliente. Unos segundos más a la espera o una llamada mal transferida puede tirar por los suelos el trabajo que costó que el cliente levantara el teléfono y se comunicara con nuestra empresa y eso es algo que no nos podemos permitir.

En TRAMITEL estamos especializados en gestión telefónica.

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Atendemos todos los días del mes, a todas horas, de día, de noche y en festivos, para que ninguna llamada a sus teléfonos, fijos o móviles, quede sin ser atendida adecuadamente.

Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.

El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.

Le ofrecemos:

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
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    2. Cartas de presentación
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  • Organización del calendario laboral
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  • Gestión y control de facturas impagadas
  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
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Atención Telefónica ¿una mala experiencia?

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Atención Telefónica ¿una mala experiencia?

Para la gran mayoría de las personas una mala experiencia perdura en la memoria mucho más que una buena y, de hecho, hacen falta muchas experiencias positivas para olvidar una negativa.

Dentro de nuestro sector ocurre algo similar con el servicio de atención de llamadas. ¿Cuántas veces hemos estado hablando con teleoperadores de compañías telefónicas para resolver un problema y hemos acabado desesperados? Situaciones parecidas hacen que empresas y consumidores tengan una imagen equivocada de lo que este servicio puede aportar.

Esa es la razón por la que siempre tratamos de explicar lo que es y lo que no es el servicio que ofrecemos.

A grandes rasgos, podemos definirlo de la siguiente manera:

Qué NO es un servicio de atención de llamadas:

  • Teleoperadores/as que atienden las llamadas de un número ilimitado de empresas indistintamente, en un entorno poco corporativo y bastante ruidoso.
  • Personal totalmente ajeno a la empresa que genera rechazo en los clientes.
  • Un servicio ligado completamente a un guión y, cuando la consulta no cuadra en ese guión, se desestima o se deja sin resolver.
  • Una barrera para evitar darle información a los usuarios pero que intenta «colarles» la impresión de que han sido atendidos.
  • Un departamento «tan» externo que se desentiende de otras consultas que no estén en su campo de actuación.

Qué SÍ es un servicio de atención de llamadas:

  • Un equipo profesional formado exclusivamente para una empresa.
  • Operadores/as que, a pesar de ser externos/as, el llamante no puede diferenciarlas de un miembro de la empresa.
  • Un departamento para resolver las dudas que, aunque sean demasiado específicas, se trasladan la persona que sí puede y se realiza un seguimiento a posteriori hasta su resolución.
  • Un servicio donde redireccionar no sólo líneas telefónicas sino emails de contacto,fax y correspondencia para atender a todas las consultas.
  • Un primer contacto de calidad con la empresa con el objetivo de ayudar a los clientes y mejorar la imagen de la compañía.

Y en general todo lo que le pediría a un servicio externo a la hora de confiar en la recepción de las llamadas de una forma profesional y eficaz.

En TRAMITEL trabajamos cada día para desmontar muchos años de malas experiencias al teléfono de sus usuarios.

Le ofrecemos:

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
  • Filtrado de llamadas y visitas
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
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  • Gestión y control de facturas impagadas
  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
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Servicio de Atención Telefónica…¿Cómo funciona?

Servicio de Atención Telefónica…¿Cómo funciona?

Servicio de Atención Telefónica…¿Cómo funciona?

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En TRAMITEL, desarrollamos un servicio de atención telefónica de calidad.

¿Su trabajo le requiere pasar mucho tiempo fuera de la oficina, en reuniones, visitas… haciéndole perder muchas llamadas? No pierda más oportunidades ni contactos.

Con nuestro servicio, sus llamadas siempre estarán atendidas y siempre lo serán bajo sus instrucciones y criterios. Nuestro servicio, es tan sencillo y transparente como todos aquellos trabajos profesionales que se desarrollan bajo un esmerado protocolo de control de calidad.

1.- DESVÍO DE SUS LLAMADAS o ASIGNACIÓN DE NÚMERO

El trabajo con TRAMITEL es muy sencillo. En una primera fase desviaremos su número de teléfono a nuestra plataforma de atención telefónica para atender sus llamadas mientras usted está en una reunión, una visita, en sus horas de descanso…

Cuando sus contactos marquen su número, su secretaria lo atenderá respondiendo con el nombre de su empresa y saludará al interlocutor siguiendo el protocolo de atención que usted establezca.

Si no necesita desviar su teléfono podemos asignarle un número de teléfono que atenderemos por usted, en nombre de su empresa.

2.-  ATENCIÓN DE SUS LLAMADAS

A partir de que usted empiece a trabajar con nosotros y una vez tenga su número asignado, su secretaria podrá realizar las siguientes funciones al atender una llamada:

  • Transferirla a su número personal con interconsulta
  • Tomar nota del recado que desee dejar la persona que llama
  • Anotar su número para devolver la llamada más tarde
  • Ofrecer información comercial de su empresa
  • Recoger y anotar cualquier incidencia o cuestión relacionada con una postventa o atención al cliente
  • Seguir otro protocolo de atención específico que usted haya requerido
3.- REPORTARLE TODA LA INFORMACIÓN REGISTRADA

Cuando usted lo desee, puede contactar con su secretaria para ponerse al corriente de todo lo acontecido. Igualmente, será informado por el método que usted elija (mail, sms, whatsapp…) de todas las comunicaciones registradas durante la jornada.

Con TRAMITEL su oficina nunca estará desconectada y su negocio siempre estará atendido.

 

Confeccionamos un servicio a la medida de las necesidades de cada cliente.

¿Cuándo utilizar nuestro servicio?

Los operadores de TRAMITEL se forman para adaptarse a su profesión, familiarizándose con sus productos y/o servicios. Son capaces de responder a cualquier pregunta y gestionar cualquier eventualidad. Todas las demandas son únicas y específicas, nuestro servicio, también.

Existen diversas soluciones tecnológicas para realizar el desvío de sus llamadas entrantes hacia nuestra plataforma… Seguro que alguna de ellas, se adaptará a sus necesidades.

Por ejemplo:

  • Cuando su número está OCUPADO.
  • Cuando su número NO CONTESTA.
  • Por DESBORDAMIENTO, suma de los dos casos anteriores.
  • Por HORARIO. Usted programa el desvío dentro de ciertas franjas horarias.
  • Por DÍAS. Usted programa el desvío para ciertos días.
  • PUNTUALMENTE, desde que se da la orden hasta que se revoca la misma.

Le ofrecemos:

  • Recepción de Llamadas
  • Atención Telefónica Personalizada
  • Atención robotizada inteligente, fuera de horario.
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  • Extensión de desvío propia en su teléfono móvil (sin coste adicional)
  • Gestión de recados, anotación y seguimiento de pedidos
  • Estudio y establecimiento de guiones para al tratamiento de sus llamadas
  • Envío de mensajes (mail, sms, fax)
  • Gestión, seguimiento y mantenimiento de su agenda
  • Concertación de visitas
  • Telemarketing de Recepción y Emisión

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