Teleoperadores telefónicos, la importancia de la comunicación

Teleoperadores telefónicos, la importancia de la comunicación

Teleoperadores telefónicos, la importancia de la comunicación

Teleoperadores telefónicos, la importancia de la comunicación

Al contrario de lo que muchos piensan, controlar las llamadas entrantes no es sólo cosa de multinacionales. ¿Cuánto tiempo se gasta al mes en llamadas de menos de un minuto? ¿Qué cantidad de dinero se pierde con cada interrupción? ¿Todas las llamadas que atendemos son vitales? ¿Siguen algún patrón? ¿Se podría atender sólo a las llamadas importantes?. Preguntas como estas solían tener como respuesta un “no lo sé” o un “es inevitable” pero le aseguramos que llevamos mucho tiempo evitando que esa pérdida de tiempo y dinero salga de empresas de pequeño tamaño, incluso de empresas unipersonales.

¿Cómo? Muy sencillo, derivando su tráfico de llamadas a una plataforma de atención especializada.

Contratando nuestro servicio de Atención Telefónica podrá personalizar la manera en que las llamadas llegan a su móvil mientras trabaja y conseguir que el teléfono sólo suene cuando sea estrictamente necesario que usted lo atienda.

Antes de realizar el filtro es indispensable conocer el tráfico de llamadas y qué información útil nos puede brindar; para ello estudiamos cada caso y confeccionamos junto al cliente un protocolo de atención personalizado. Una vez puesto en marcha el sistema se dispone de un registro donde podrá el porcentaje de llamadas improductivas que le cuestan tiempo y dinero.

Algunos ejemplos:

  • Preguntar por un número de teléfono.
  • Consultar el estado de un pedido.
  • Comprobar que se ha recibido un fax o email.
  • Llamadas para solicitar la visita de un comercial.
  • Pedir que se llame a alguien para un presupuesto.
  • Hablar con el responsable de proveedores o compras.

«En un negocio pequeño el tiempo es oro. Trabaje sin interrupciones»

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Atención Telefónica… Su secretaria responde!

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TRAMITEL, pone su avanzada plataforma tecnológica de Atención Telefónica, al alcance de todos sus clientes.

Sin invertir en personal ni en infraestructura y con un coste mínimo.

Nuestro servicio de Atención Telefónica, proporciona apoyo administrativo especializado al profesional de cualquier ámbito o sector y optimiza el funcionamiento de su negocio. El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.

Estamos especializados en gestión telefónica.

TRAMITEL forma a sus operadores para que puedan ocuparse de situaciones complejas: llamadas en cascada, urgencias o solicitudes de asistencia técnica.

Atendemos todos los días del mes, a todas horas, durante el día, de noche y en festivos, para que ninguna llamada a sus teléfonos, fijos o móviles, quede sin ser atendida adecuadamente.

Los operadores de TRAMITEL se forman para adaptarse a su profesión, familiarizándose con sus productos y/o servicios. Son capaces de responder a cualquier pregunta y gestionar cualquier eventualidad.

Todas las llamadas son únicas y específicas, nuestro servicio, también.

¿CUÁNDO UTILIZAR NUESTRO SERVICIO?

Existen diversas soluciones tecnológicas para realizar el desvío de sus llamadas entrantes hacia nuestro Call Center… Seguro que alguna se adaptará a sus necesidades.

Por ejemplo:

  • Cuando su número está OCUPADO.
  • Cuando su número NO CONTESTA.
  • Por DESBORDAMIENTO, suma de los dos casos anteriores.
  • Por HORARIO. Usted programa el desvío dentro de ciertas franjas horarias.
  • Por DÍAS. Usted programa el desvío para ciertos días.
  • PUNTUALMENTE, desde que se da la orden hasta que se revoca la misma.

LE OFRECEMOS:

  • Recepción de Llamadas
  • Atención Telefónica Personalizada
  • Atención robotizada inteligente, fuera de horario.
  • Filtrado de llamadas con interconsulta de la operadora
  • Desvío de llamadas a cualquier punto
  • Extensión de desvío propia en su teléfono móvil (sin coste adicional)
  • Gestión de recados, anotación y seguimiento de expedientes
  • Estudio y establecimiento de guiones para al tratamiento de sus llamadas
  • Envío de mensajes (mail, sms, fax)
  • Gestión, seguimiento y mantenimiento de su agenda
  • Concertación de visitas
  • Telemarketing de Recepción y Emisión

 

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Un servicio de atención telefónica para cada cliente

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El servicio de atención telefónica se encuentra dirigido a satisfacer las necesidades de recepción y emisión de información.

Atendemos todos los días del mes, a todas horas, de día, de noche y en festivos, para que ninguna llamada a sus teléfonos, fijos o móviles, quede sin ser atendida adecuadamente.

Estamos especializados en gestión telefónica. TRAMITEL forma a sus operadores para que puedan ocuparse de situaciones complejas: llamadas en cascada, urgencias o solicitudes de asistencia técnica.

  • Efectuar y recibir llamadas telefónicas.
  • Gestionar las conexiones y comunicaciones telefónicas entre los interlocutores internos y externos de la empresa.
  • Efectuar labores de acogida y asistencia a los visitantes de la empresa.
  • Atender al público en general y suministrar la información requerida.
  • Conectar llamadas con las diferentes extensiones de la dependencia.
  • Realizar las tareas de telemarketing diseñadas y establecidas.
  • Atender y emitir contactos comerciales con los clientes, siguiendo métodos de trabajo y actuaciones protocolizadas.
  • Recepcionar llamadas para la compra de productos o servicios previamente ofertados de acuerdo con la normativa vigente en materia de protección de datos.

En TRAMITEL disponemos de una plataforma de Atención Telefónica adaptada a las necesidades de cada cliente.

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Secretaria virtual: eficacia y cercanía

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A pesar de haber transcurrido siglo y medio desde la comercialización de la primera máquina de escribir, artefacto que definió el perfil de la antigua secretaria, las empresas siguen recurriendo a puestos auxiliares para las tareas diarias relacionadas con la organización y la atención de llamadas.

Cada vez que una empresa acude a nosotros con problemas organizativos y de falta de tiempo para las pequeñas tareas diseñamos un perfecto protocolo para ofertarle nuestro servicio de secretariado virtual. Es decir, una secretaria externa atiende su teléfono como si estuviera en sus oficinas, con la posibilidad de mantener su número de teléfono o ampliar a distintas líneas con prefijo autonómico y que en ningún caso permite al cliente saber que está hablando con un servicio externo. Nuestro nivel de personalización es tal que el cliente final es atendido de principio a fin por un integrante más de su negocio.

Nuestro Servicio de secretariado virtual le ofrece:

  • Atención de llamadas en castellano, catalán, inglés o francés de 9:00h a 20:00h.
  • Únicamente dos especialistas en atención telefónica, y no un número desorbitado de agentes impersonales, atenderán todas sus llamadas garantizando así su control y seguimiento.
  • Protocolo personalizable de actuación según el tipo de llamadas y según su disponibilidad en tiempo real.
  • Una vez recibida la llamada y registrados los datos acordados, se transmiten dichos datos mediante email, llamada o SMS según las instrucciones de nuestro cliente.
  • Transferencia inmediata con interconsulta al teléfono que nos indique el cliente.
  • Registro informatizado de todas las llamadas con acceso web.
  • Realizamos llamadas salientes, tanto para trasladar sus mensajes a sus clientes como para concertación de citas, encuestas, etc.
  • Capturamos y gestionamos pedidos telefónicos, incluso integrándonos, mediante telnet, en el sistema informático del cliente.
  • Realizamos funciones de asistente personal como la reserva de billetes, gestión de viajes, hoteles, vacaciones familiares, compra de entradas, cobro de recibos, gestión de correspondencia, gestiones bancarias, asesoría en hardware y software, etc.

Por todos los beneficios que aporta el secretariado virtual es un fenómeno irreversible que cada vez gana más terreno en empresas de muy diversos tamaños ya que, a pesar de las opiniones más generalizadas, una PYME también puede mejorar su negocio y aumentar sus beneficios gracias a la externalización de este servicio.

 

Centro De Negocios TRAMITEL… para que todo encaje !!!

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Atención al cliente, la optimización de un departamento

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En no pocas ocasiones, la atención al cliente queda en un segundo plano o se intenta que sea lo que no es. Por lo tanto, y debido a la gran importancia de esta área en Centro de Negocios TRAMITEL , vamos a mencionar algunas buenas y malas prácticas relativas al Servicio de Atención al Cliente:

Buenas prácticas en la Atención al cliente:

  • Dimensionamiento correcto del departamento de atención al cliente. 

Es económicamente difícil de justificar la dimensión del departamento en base a los picos de trabajo pero se pueden establecer protocolos de actuación en estos picos para que el cliente espere el menor tiempo posible.

  • Selección del perfil profesional adecuado.

Aunque a primera vista puede parecer sencillo, un operador/a de atención al cliente debe tener una serie de cualidades personales que le permitan desarrollar su trabajo correctamente.

Autocontrol, estabilidad emocional, comunicación, persuasión y orientación al cliente son algunas de ellas.

Nunca hay que perder de vista que son la cara visible de la empresa para la que trabajan.

  • Plan de formación continuada.

Es imprescindible formar al personal no tan sólo en la utilización de las herramientas tecnológicas puestas a su disposición para realizar su trabajo, sino también en la filosofía de nuestra  empresa, los  valores  que  la  definen  y  los objetivos  que queremos  cumplir.

Además, cada cliente tiene un funcionamiento diferente aunque sólo sea en pequeños matices que hay que conocer y tener en cuenta  a la hora de prestar un servicio de calidad. Esto sólo se consigue realizando planes de formación personalizados para atender las llamadas de cada cliente que confía en nuestros servicio.

  • No todos los clientes son iguales.

Enlazando con el punto anterior, cada  cliente  es  un  mundo  y  debemos personalizar el servicio no únicamente en las acciones a acometer para resolver una llamada, sino también, por ejemplo, en la imagen que quiera dar a sus propios clientes.

Hay clientes que prefieren dar una imagen cordial de su empresa “Buenos días, soy xxxxx, en qué puedo ayudarle” y otros que prefieren dar una imagen profesional “Clínica xxxxx,  buenos  días”. Estos  pequeños  matices  marcan  la  diferencia entre un servicio de atención al cliente al uso y otro totalmente personalizado.

Malas prácticas en la Atención al cliente:

  • Crear un departamento de atención al cliente basado en costes tangibles.

Muchas veces los departamentos de atención al cliente, tanto internos como externos, están infradimensionados porque sólo se tienen en cuenta los costes de personal y no los intangibles, “¿qué coste tiene un cliente insatisfecho?”.

  • Atribuir  poca   importancia  al  departamento  dentro  de  la estructura de la empresa.

En ocasiones nos encontramos con que el departamento de atención al cliente ni siquiera es un departamento independiente sino que el personal administrativo es el que realiza estas funciones.

Dependiendo de tipo de empresa o del producto o servicio que se comercializan, se puede generar una mala reputación de la firma porque vende unos productos/servicios de calidad pero no soluciona correctamente las incidencias que puedan surgir a posteriori.

  • Orientar  el  servicio  de  atención  al  cliente  de  acuerdo  a  la posición en el mercado.

Hay empresas que no prestan una buena atención a sus clientes porque su posición en el mercado es dominante y por lo general, creen que no necesitan un departamento de atención al cliente de acuerdo a la calidad de sus productos puesto que, en cualquier caso, el cliente final tiene la necesidad de comprarlos.

A la operadora telefónica más grande de este país le ha ocurrido algo parecido y ante la pérdida masiva de clientes y, en cosecuencia, de su posición dominante, ya está creando un servicio de atención al cliente interno en lugar de utilizar, como hasta ahora, una subcontrata en otro país.

  • Ignorar las nuevas vías de comunicación con los clientes.

Las nuevas  generaciones  hacen  un  uso  más  social  de  la  tecnología.

Nuestros productos ya no sólo son buenos o atractivos dependiendo de la inversión en publicidad que realizamos para lanzarlos al mercado.

La opinión de nuestros clientes es un factor importante a tener en cuenta y no porque antes no la tuvieran, sino porque ahora su opinión puede ser escuchada por miles de personas en las redes sociales.

Por consigiente, el ignorar estos canales de comunicación como refuerzo a la atención al cliente tradicional, empieza a ser un hándicap que algunas empresas todavía no han detectado.

Es evidente que la mayoría de las conversaciones telefónicas registradas a través de nuestro servicio de atención al cliente no se pueden trasladar a twiter o facebook, pero sí podemos utilizar estos canales para escuchar a nuestros clientes y crear un protocolo de actuación adecuado, en respuesta a sus opiniones y/o reclamaciones.

Como resultado y debidamente adaptados al volumen y sector de nuestro negocio, estos pequeños consejos pueden ahorrarnos muchas pérdidas de clientes además de otros conflictos que se podrían haber evitado poniendo un poquito más de cuidado al descolgar el teléfono.

Décidase a ofrecer un Servicio de Atención al Cliente de calidad  SOLICITE INFORMACIÓN  
 

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Secretariado Virtual…la mejor elección!

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El trato al cliente, las habilidades de comunicación y el protocolo, son aspectos imprescindibles que cuidamos minuciosamente.

Servicio de Secretariado Virtual

Le ofrecemos:
  • Atención y filtrado de llamadas de teléfono y visitas.
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas).
  • Gestión, clasificación, trámites documentarios y archivo de correspondencia.
  • Redacción de correspondencia (cartas, faxes y correo electrónico)
  • Facturación y Presupuestos
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes).
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación).
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets).

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Disfrute ya de nuestro servicio de Secretariado Virtual y optimice el funcionamiento de su empresa.

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Profesionales de cualquier sector que precisen apoyo administrativo y /o de gestión telefónica

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