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Ventajas de contratar un servicio externo de gestión administrativa

Ventajas de contratar un servicio externo de gestión administrativa

Contratar una empresa externa, para realizar unas tareas administrativas concretas. ¿Qué ventajas nos aporta?

Lo primero y muy importante, ganaremos en efectividad, ya que nos permitirá centrarnos en nuestras tareas.

Lo segundo y no menos importante, convertiremos una serie de gastos fijos en gastos variables, tema esencial y primordial en situaciones de falta de liquidez y una gran ventaja para las pequeñas empresas a la hora de ahorrar en costes.

Y por último calidad, las tareas son realizadas por personas especializadas y altamente cualificadas.

Delegar un servicio a terceros no es nuevo. Cualquier empresa o profesional, en determinadas situaciones, necesita reducir costes fijos y seguir manteniendo su efectividad. Contratar servicios de una empresa externa va a ser esencial para un buen funcionamiento a corto y largo plazo. La externalización de éste tipo de servicios aumenta la competitividad de la empresa o el profesional.

¿Qué servicios ó tareas administrativas podemos externalizar?

Podremos delegar en un tercero todas aquéllas tareas que pueda realizarse en nuestro nombre. Esto optimizará nuestro tiempo y podremos dedicarnos a las funciones más productivas de nuestro negocio.

¿Cuáles son las tareas propiamente administrativas?

Cada negocio y actividad es diferente. Hay un sin fin de tareas y diferentes enfoques de las mismas. Partiendo de la atención telefónica de la que ya hemos hablado, hemos querido clasificarlas y nombrarlas de la siguiente manera:

  • Servicios de oficina
  • Servicios administrativos
  • Servicios burocráticos
  • Servicios de asistencia
  • Servicios de marketing y publicidad

A lo largo de éste blog, iremos desarrollando cada una de ellas y analizando la manera y forma en que pueden ser delegadas a un tercero, para que realmente consigamos nuestros tres objetivos: efectividad, ahorrar en costes y calidad.

Compruebe hoy mismo, las ventajas de tener a un profesional externo, atendiendo sus llamadas, correos electrónicos y gestionando sus citas o reuniones.

Le ofrecemos:

  • Atención telefónica a clientes y proveedores
  • Filtrado de llamadas y visitas
  • Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
  • Concertación de visitas
  • Redacción de correspondencia:
    1. Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
    2. Cartas de presentación
    3. Confección de documentación administrativa y comercial
  • Organización del calendario laboral
  • Control y seguimiento de clientes y proveedores
  • Gestión y control de facturas impagadas
  • Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
  • Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
  • Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
  • Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
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