Contratar una empresa externa, para realizar unas tareas administrativas concretas. ¿Qué ventajas nos aporta?

Lo primero y muy importante, ganaremos en efectividad, ya que nos permitirá centrarnos en nuestras tareas.

Lo segundo y no menos importante, convertiremos una serie de gastos fijos en gastos variables, tema esencial y primordial en situaciones de falta de liquidez y una gran ventaja para las pequeñas empresas a la hora de ahorrar en costes.

Y por último calidad, las tareas son realizadas por personas especializadas y altamente cualificadas.

Delegar un servicio a terceros no es nuevo. Cualquier empresa o profesional, en determinadas situaciones, necesita reducir costes fijos y seguir manteniendo su efectividad. Contratar servicios de una empresa externa va a ser esencial para un buen funcionamiento a corto y largo plazo. La externalización de éste tipo de servicios aumenta la competitividad de la empresa o el profesional.

¿Qué servicios ó tareas administrativas podemos externalizar?

Podremos delegar en un tercero todas aquéllas tareas que pueda realizarse en nuestro nombre. Esto optimizará nuestro tiempo y podremos dedicarnos a las funciones más productivas de nuestro negocio.

¿Cuáles son las tareas propiamente administrativas?

Cada negocio y actividad es diferente. Hay un sin fin de tareas y diferentes enfoques de las mismas. Partiendo de la atención telefónica de la que ya hemos hablado, hemos querido clasificarlas y nombrarlas de la siguiente manera:

• Servicios de oficina
• Servicios administrativos
• Servicios burocráticos
• Servicios de asistencia
• Servicios de marketing y publicidad

A lo largo de éste blog, iremos desarrollando cada una de ellas y analizando la manera y forma en que pueden ser delegadas a un tercero, para que realmente consigamos nuestros tres objetivos: efectividad, ahorrar en costes y calidad.

Compruebe hoy mismo, las ventajas de tener a un profesional externo, atendiendo sus llamadas, correos electrónicos y gestionando sus citas o reuniones.

Le ofrecemos:

• Atención telefónica a clientes y proveedores
• Filtrado de llamadas y visitas
• Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
• Concertación de visitas
• Redacción de correspondencia:
  1. Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
  2. Cartas de presentación
  3. Confección de documentación administrativa y comercial
• Organización del calendario laboral
• Control y seguimiento de clientes y proveedores
• Gestión y control de facturas impagadas
• Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
• Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
• Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
• Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)