Cada día más clientes nos cuentan que no pueden ser técnicos y recepcionistas a la vez. Existe un gran grupo de profesionales liberales cuya empresa se compone de ellos mismos, su teléfono y su servicio. Es evidente que, en mitad de una reparación, no pueden atender su teléfono.

Por descontado no podemos estar en dos sitios a la vez pero dos clientes sí nos pueden requerir al mismo tiempo. Cuando esto pasa hay muchas alternativas pero no todas son aconsejables.

• Caso de un técnico que trabaja en solitario:

1. 1. Descolgar,   disculparnos   y   devolver   más   tarde   la llamada: si nos ponemos del lado del cliente, o de la empresa que gestiona el servicio técnico, comprenderemos que a nadie le gusta esperar a que le devuelvan una llamada cuando hay una avería o emergencia.
   2. Activar  el buzón  de voz  y  que  dejen  un mensaje: continuamos con la idea anterior y en este caso añadimos la irritación de hablar con un sistema automático.
   3. Hacer una pausa en la reparación y atender el teléfono: además del agravio y la mala imagen que le ofrece al cliente de la reparación en curso, tendremos que dejar el nuevo  pedido para más tarde igualmente.

• Caso  de  un  pequeño  servicio  técnico  con  varios  técnicos independientes:

He aquí unos ejemplos:

1. 1. Dejar sonar el teléfono y que la llamada se desvíe a otro técnico: este tipo de servicios, además de generar esperas innecesarias para los clientes, suele generar problemas de coordinación a la hora de saber si en realidad se traspasó el pedido correctamente a otro número. Se corre el riesgo también de duplicar los encargos.
   2. Descolgar, coger el pedido y pasarlo a otro técnico: Además del perjuicio en cuanto a profesionalidad e imagen, genera una pérdida de tiempo en la reparación actual y se corre el riesgo de pasar mal el pedido.
   3. Descolgar, decir que no se le puede atender y que llame a otro número: en la misma línea de lo anterior pero con el agravio de que el pedido más que transferido ha sido rechazado y el cliente tiene que hacer otra llamada.

¿Cuál es la solución?

Evidentemente ésta no pasa por alquilar un local, contratar a una telefonista y comprar un ordenador sino que hay un medio mucho más práctico y muchísimo más económico.

Contratando nuestro servicio de Atención Telefónica, gestionaremos los avisos de urgencia, por una mínima cuota mensual, podemos ocuparnos de sus llamadas mientras usted trabaja.

Diseñamos un protocolo de atención telefónica combinado con un software de gestión donde se recoge toda la información como si lo hiciera su secretaria: tipo de aviso, tipo de asistencia, aparato, marca, modelo, garantías…

Mediante este protocolo personalizado para cada empresa o profesional liberal, se recibe el aviso, se registra y se manda al técnico correspondiente, ya sea el más cercano, el más especializado, el que está libre en ese momento o cualquier otro parámetro que se prefiera.

Ya no es necesario que pierda clientes mientras con una mano atiende el teléfono y con la otra gira el destornillador.  No se puede hacer de todo y mucho menos a la vez.