A pesar de haber transcurrido siglo y medio desde la comercialización de la primera máquina de escribir, artefacto que definió el perfil de la antigua secretaria, las empresas siguen recurriendo a puestos auxiliares para las tareas diarias relacionadas con la organización y la atención de llamadas.
Cada vez que una empresa acude a nosotros con problemas organizativos y de falta de tiempo para las pequeñas tareas diseñamos un perfecto protocolo para ofertarle nuestro servicio de secretariado virtual. Es decir, una secretaria externa atiende su teléfono como si estuviera en sus oficinas, con la posibilidad de mantener su número de teléfono o ampliar a distintas líneas con prefijo autonómico y que en ningún caso permite al cliente saber que está hablando con un servicio externo. Nuestro nivel de personalización es tal que el cliente final es atendido de principio a fin por un integrante más de su negocio.
Nuestro Servicio de secretariado virtual le ofrece:
- Atención de llamadas en castellano, catalán, inglés o francés de 9:00h a 20:00h.
- Únicamente dos especialistas en atención telefónica, y no un número desorbitado de agentes impersonales, atenderán todas sus llamadas garantizando así su control y seguimiento.
- Protocolo personalizable de actuación según el tipo de llamadas y según su disponibilidad en tiempo real.
- Una vez recibida la llamada y registrados los datos acordados, se transmiten dichos datos mediante email, llamada o SMS según las instrucciones de nuestro cliente.
- Transferencia inmediata con interconsulta al teléfono que nos indique el cliente.
- Registro informatizado de todas las llamadas con acceso web.
- Realizamos llamadas salientes, tanto para trasladar sus mensajes a sus clientes como para concertación de citas, encuestas, etc.
- Capturamos y gestionamos pedidos telefónicos, incluso integrándonos, mediante telnet, en el sistema informático del cliente.
- Realizamos funciones de asistente personal como la reserva de billetes, gestión de viajes, hoteles, vacaciones familiares, compra de entradas, cobro de recibos, gestión de correspondencia, gestiones bancarias, asesoría en hardware y software, etc.
Por todos los beneficios que aporta el secretariado virtual es un fenómeno irreversible que cada vez gana más terreno en empresas de muy diversos tamaños ya que, a pesar de las opiniones más generalizadas, una PYME también puede mejorar su negocio y aumentar sus beneficios gracias a la externalización de este servicio.
