A continuación les exponemos el caso de Jorge, un nuevo cliente que ha contratado nuestro servicio de Secretaria Virtual.
Les contamos…
Jorge es asesor fiscal y contactó con nosotros porque tenía problemas a la hora de atender todas las llamadas que recibía tanto en su despacho como en su móvil.
Dadas las características de su trabajo, la mayor parte de tiempo visita clientes y la última semana de cada mes está fuera.
Su atención telefónica no estaba siendo profesional ni para atender a sus clientes actuales ni mucho menos para los posibles nuevos clientes. Además trabaja con organismos oficiales que todavía utilizan el fax y esto provocaba idas y venidas al despacho simplemente para recoger los documentos.
Tenía cierta reticencia a delegar algo tan importante como la primera imagen telefónica de su empresa. Por ello le explicamos rápidamente que nuestro servicio de Secretaria Virtual no tiene ningún tipo de atadura ni permanencia. Si un cliente nos prueba y no está satisfecho, simplemente deja de utilizar nuestro servicio.
Análisis del servicio
Una vez analizada la situación, pusimos a su disposición una secretaria virtual con una línea telefónica para su uso exclusivo y vinculada a sus teléfonos fijo y móvil.
El servicio elegido, incluía un servicio de recepción de fax y reenvío a su cuenta de correo electrónico. Además se habilitó buzón de voz personalizado que enviaba el audio registrado durante la llamada a su correo electrónico de forma inmediata, en tiempo real.
Diseño y protocolo del servicio
Una vez diseñada la infraestructura de comunicaciones, se estableció la pauta de actuación:
- Protocolo de atención telefónica
Tras una entrevista personal configuramos y personalizamos la forma de atender las llamadas de cada cliente.
Organizamos una jerarquía y una manera de actuar: clientes prioritarios, tipo de respuestas, información a facilitar dependiendo del tipo de llamada, franjas horarias, emergencias, etc. Pasamos este protocolo a un sistema informático y una operadora especializada lo sigue en cada llamada.
Seguimiento: de nada sirve todo este protocolo si cada vez que llama un cliente ha de repetir lo mismo que la vez anterior. Además de un registro informático de las llamadas con los datos, temas de consulta y como se actuó en cada una de ellas, garantizamos un número fijo de operadoras a su cuenta que son siempre las que atienden sus llamadas consiguiendo que conozcan al mínimo detalle la forma de operar de su empresa.
El resultado final fue tan satisfactorio que Jorge ha mejorado notablemente la atención telefónica de su empresa.
Ha ganado tiempo y además ninguno de sus clientes es capaz de distinguir que somos un servicio externo.
Jorge lleva ya siete meses con nosotros y gracias a su recomendación tenemos dos clientes más que han confiado en nuestro servicio de Secretaria Virtual.
Pruebe hoy mismo nuestro servicio
SECRETARIA VIRTUAL, Satisfacción Garantizada
