¿Agobiado de papeleos y de tareas administrativas?
En publicación anterior mencionábamos tres pequeños consejos para ayudarte a tomar la decisión de externalizar en un asistente personal o secretaria virtual, las tareas administrativas de tu negocio.
Hoy hemos creado una lista de esas tareas, realizando un cálculo del tiempo que se puede ahorrar y del coste que supone.
Es un ejemplo, basado en los servicios que prestamos a nuestros clientes.
Esta es una lista de tareas tipo que se realizan en cualquier actividad empresarial:
- Facturación
- Gestión de compras y proveedores
- Atención al cliente
- Trabajos de oficina
- Gestión administrativa
- Comunicaciones de la empresa telefónicas y por email
- Búsquedas en Internet y Perfiles Sociales
Externalizando y delegando estas tareas a nuestro servicio de Oficina Virtual, podrías ahorrar un 20 % de tu tiempo, lo que se traduce en 30 horas al mes y mejor aún 7/8 horas a la semana.
Este cálculo se ha realizado teniendo en cuenta que según las estadísticas, dedicamos un 40% de nuestro tiempo a realizar tareas que no son propias de nuestra actividad y no nos generan un aporte económico pero que si son necesarias para el buen funcionamiento del negocio.
Lo ideal sería dedicar un 80% de nuestro tiempo a las tareas que sí nos aportan un beneficio económico y el resto delegarlas a servicios profesionales.
Si de ese 40% del tiempo, la mitad la dedicamos a las tareas administrativas de nuestra lista, al delegar contaríamos con 30 horas más al mes aproximadamente.
Nuestro Servicio
Las ventajas que aporta a tu negocio el hecho de tener a un profesional externo: atendiendo tus llamadas, correos electrónicos y gestionando tus citas o reuniones.
Te ofrecemos
- Atención telefónica a clientes y proveedores
- Filtrado de llamadas y visitas
- Agenda y agenda on-line (gestión, planificación y control de citas)
- Concertación de visitas
- Redacción de correspondencia:
- Albaranes, facturas, presupuestos, contratos, proyectos, etc
- Cartas de presentación
- Confección de documentación administrativa y comercial
- Organización del calendario laboral
- Control y seguimiento de clientes y proveedores
- Gestión y control de facturas impagadas
- Gestión de sus comunicaciones electrónicas (fax, mail…)
- Organización de Eventos (Invitaciones, documentación, relación de actos y asistentes)
- Organización de Reuniones (Presentaciones corporativas y preparación de documentación)
- Organización de Viajes… (pasajes, reservas hoteleras, comprobantes, tickets)
